Le challenge
Le Chêne est une entreprise adaptée. Une partie de ses employés sont en situation de handicap. Le Chêne produit des articles de type papeterie et goodies à la fois vierge et/ou marqués aux couleurs de ses clients. Le Chêne dispose de 4 équipes de production intervenant en fonction des types de produits cités précédemment. Le Chêne dispose d'une équipe commerciale pilotant ses prospects et vente dans l'outil CRM Pipedrive.
Une fois une vente signé, il était très dur pour les équipes commerciales et la pilotage administratif de connaître l'avancement de commandes, pour plusieurs raisons:
- Le suivi s'effectue à l'aide du bon de livraison imprimé au format papier et photocopié en autant d'exemplaire que d'équipe production impliqués
- Une commande peut donner lieu à 4 processus de production avec des contraintes et temporalité très différentes, la granularité de suivi s'effectue donc à un niveau plus fin que le seul bon de commande
- Les informations terrains sont remontées sur le papier sous format écrit et donc connu seulement de l'Administration qui collecte ces derniers.
- Des livraisons partielles peuvent être déclenchés
Nos réalisations
Nous avons réalisé un outils de suivi de production grâce à l'outil Airtable en interconnexion avec Pipedrive. Lors du gain d'une affaire les références vendus sont catégorisés en fonctions des équipes de production devant intervenir, 4 fiche d'ordre de fabrication sont au maximum générés permettant à chaque équipe de se concentrer sur leur périmètre. Le format papier a été conservé car très intégré dans les routines du personnel. Nous y avons rajouté un QR code permettant depuis son téléphone de déclencher les étapes suivantes sur les OFs donnant de la visibilité à tous et pouvant se réalisé dans le feu de l'Action sur le terrain. L'équipe administratif recoit en temps réels les informations terrains et peut déclencher en quelques clicks des envois partiels et générer les bons de livraisons.
Une partie des livraisons s'effectuant grâce à un livreur interne un outil de planification de ses tournées a été ajouté.
Cet outil permet:
- au dirigeant et aux commerciaux d'avoir un suivi granulaire de l'avancé de chaque commande
- aux équipes terrains d'avoir une vue d'ensemble sur l'ensemble de leur ordres de fabrication et de donner de la visibilité sans efforts, leur économisant de nombreux appels
- aux équipes administratives de piloter leurs opérations de manière optimisée
Le cadrage et le développement de l’outil ont duré 5 jours en coopération avec un représentant des équipes production et du dirigeant.