Challenge
Acoplan est une société de vente et d’installation de murs mobiles en France. La durée moyenne d’un chantier est d’un jour et demi et l’équipe d’installateurs est composée d’une dizaine de personnes. La planification logistique des chantiers est réalisée de manière centralisée pour tout le territoire, apportant les enjeux suivants:
- Optimisation des déplacements afin qu’un équipe réduite puisse couvrir l’ensemble du territoire pour des chantiers de courte durée.
- Transparence pour les équipes en région sur le planning et la logistique associée (stocks, préparation de commande et expédition en région)
- Transparence pour les commerciaux sur la planification de leurs chantiers
- Cohérence des informations notamment adresses et détails chantiers entre le CRM et le chantier
- Flexibilité dans la modification du planning.
- Tracking des durées réelles des chantiers
Réalisation
Nous avons réalisé un planning digital connecté au CRM Pipedrive mettant à disposition une interface de planification des interventions par chantier, une interface pour la logistique et la préparation entrepôt ainsi qu’une interface pour les équipes de montage et une dernière pour les équipes commerciales. Ceci a été fait grâce à l'outil Airtable.
Dès qu’une affaire est gagnée dans le CRM, le chantier et la première intervention sont créés dans le planning en fonction du type de produit vendu. Cette intervention apparaît alors aux ADV avec 2 tâches associées : le choix d’une date d’intervention et d’une équipe de poseurs. Pour faire ce choix, l’ADV dispose d’une vue lui permettant en un coup d’oeil de scanner le calendrier de l’ensemble de l’équipe et de repérer les disponibilités.
Grâce au générateur de devis technique concu par nos soins, nous sommes en mesure de connaitre de nombreuses informations mises à disposition au planning telles que le nombre de jours d'interventions vendus sur chaque type de tâches ou encore les matériaux à prévoir pour le chantier. Une fois la date d'intervention renseignée nous sommes alors capables de créer une liste des tâches à ne pas rater avant la date d'intervention. N'oublions pas que dans la construction le cas pratique "j'ai oublié quelque chose" je dois revenir sur ce chantier un autre jour est lié à des pertes économiques importantes.
Sur chaque intervention, les ADV ont la possibilité de lier des informations et d’échanger des informations avec les poseurs.
Les informations relatives aux chantiers telles que l'adresse et le type de support sont mises à jour depuis le CRM, outils utilisé par les commerciaux. Le BE obtient une date de livraison fournisseurs, qu'à cela ne tienne nous créons une intervention pour la date de livraison attendu qu'il ne reste plus qu'à attribuer à un poseur. Le poseur a une interrogation sur un plan, un click et il retrouve le plan associé à l'affaire du BE.
Gain
- Planning intégré à la suite d’outils
- Visibilité pour toutes les parties prenantes sur les interventions associées à un chantier et le status d’avancement logistique de chacune de ces interventions.
- Synchronisation au calendrier Google Calendar des commerciaux
- Visibilité sur son téléphone de son planning de pose des 15 prochains jours pour les poseurs.
- Analyse du temps de main d’oeuvre prévu vs réel pour chaque chantier
Et cet outil est en perpétuelle évolution, à venir: Envoi des photos nécessaires au BE après 1ère intervention directement depuis l'application entrainant un ToDo BE, vue dans le CRM de toutes les interventions passée et à venir sur le chantier.
