Le changement d'ERP est un projet lourd mais qui en vaut la peine, vous en êtes convaincus. Un ERP adapté à votre business est en effet synonyme de fluidité dans vos opérations et d'engagement de vos équipes. Voici notre feuille de route pour vous préparer à un changement ou à l'introduction d'un ERP dans votre entreprise.
Déterminer vos besoins…
La première étape pour choisir un système ERP est de comprendre clairement vos besoins et les process spécifiques à votre entreprise. Évaluez quels sont les domaines de votre entreprise qui nécessitent une amélioration. Par exemple, avez-vous besoin de mieux gérer vos stocks, de simplifier la comptabilité, d'automatiser les processus de vente, ou de tout cela à la fois ?L'élaboration d'un mapping granulaire de vos process s'avère être un très bon outil pour obtenir une vision globale du spectre des besoins existants couverts par un système actuel ou à couvrir par l'ERP futur.
Examiner les fonctionnalités des solutions …
Une fois que vous avez déterminé vos besoins, examinez les fonctionnalités de plusieurs systèmes ERP pour voir lequel répond le mieux à ces besoins. N'oubliez pas que toutes les fonctionnalités peuvent ne pas être nécessaires pour votre entreprise. Concentrez-vous sur les caractéristiques qui vous aideront à atteindre vos objectifs commerciaux..
Se mettre au clair sur le budget…
L'achat d'un système ERP est un investissement significatif. Les coûts varient en fonction des fonctionnalités, du nombre d'utilisateurs, et d'autres facteurs. Assurez-vous de comprendre tous les coûts associés, y compris les frais d'installation, de formation, de maintenance et de mise à jour.Établissez en interne un budget par grande catégories de dépenses.
Planifier projet et ressources…
Une migration d’ERP c’est comme un changement de réacteur en plein vol, c’est une opération à haut risque qu’il faut planifier minutieusement. Impliquez vos employés aussi tôt que possible ! Pouvez vous créer une équipe de projet dédiée au sein de vos équipes ? Vos employés sont-ils prêts pour le changement ? Pouvez vous mobiliser des ressources en Avez-vous un calendrier réaliste pour l'implémentation ? Comment allez-vous gérer la transition de l'ancien système vers le nouveau ?
Considérer la facilité d'utilisation…
Un système ERP doit être facile à utiliser pour être efficace. Assurez-vous que l'interface est intuitive et que le logiciel est facile à naviguer. Plus votre équipe est à l'aise avec l'ERP, plus elle pourra l'utiliser efficacement.Pour cela n'hésitez pas à demander des comptes de démos dans les solutions de votre short list afin de vous projeter.
Penser au support et à la formation…
Un bon système ERP doit offrir un support technique solide et une formation complète pour votre équipe. Assurez-vous que le fournisseur propose une assistance en cas de problèmes et dispose de ressources pour former votre équipe à l'utilisation du système.Prévoyez diverse formation au cours de la mise en place afin d'assurer une prise en main de l'outil douce, progressive et en profondeur par vos équipes.
Examiner la connectivité…
Un ERP efficace doit pouvoir s'intégrer facilement avec le reste de vos outils métiers. Que ce soit votre logiciel de comptabilité, votre système de gestion de la relation client (CRM) ou tout autre logiciel spécifique à votre secteur, votre ERP doit pouvoir se connecter facilement à ces systèmes pour garantir un flux de travail fluide et sans friction. Sinon c'est la fuite à l'excel assurée
Évaluer l'évolutivité…
Votre entreprise évoluera avec le temps, et votre ERP devrait pouvoir évoluer avec elle. Choisissez un système ERP qui est évolutif et peut s'adapter à la croissance et aux changements de votre entreprise. Le risque d'être bloqué sur une version d'il y a une décennie peut être anticipé.
Tout ceci devrait vous permettre d'avoir tous les éléments pour établir votre cahier des charges.