Le changement d'outil comptable et de gestion peut vous faire gagner énormément de temps, surtout pour aller vers des outils nouvelle génération tels que Pennylane ou encore Axonaut. Elle vous permettra par ailleurs d'être en contrôle de votre business à tout moment avec une vue quasi synchrone de vos états financiers. Le changement doit néanmoins bien se préparer pour se faire sans frictions, voici nos recommandations.
Déterminer vos besoins…
La première étape pour choisir un système de comptabilité gestion est de déterminer la couverture fonctionnelle nécessaire au bon déroulement de vos opérations: facturation, relance, analyse, gestion de la paie, gestion des notes de frais, gestion des stocks, gestion de caisses, gestion de prélèvements... Ceci afin de chercher une solution vous accompagnant sur tous ces volets.
Sélectionner un outil…
Une fois que vous avez déterminé vos besoins, examinez les fonctionnalités de plusieurs systèmes de gestion et comptabilité pour voir lequel répond le mieux à ces besoins. N'oubliez pas d'apporter une place à l'ergonomie d'utilisation de l'outil.Assurez-vous que l'outil est régulièrement mis à jour pour rester conforme aux dernières normes et réglementations comptables. 2024 marque le début du passage à la facturation électronique (qui s’échelonnera jusqu’à 2026) avoir un éditeur de logiciel qui est une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) et non un simple Opérateur de dématérialisation (OD) vous simplifiera la transmission de vos factures.
Voici un exemple de cas d'usage auquel nous avons dû apporter une solution sur mesure afin de connecter CRM et logiciel comptable de manière peu idéale qui aurait pu être anticipé.
Choisir votre date de bascule…
Afin de changer de système, sélectionner une date objectif correspondant à une fin d'exercice ou une date clefs au sein d'un exercice à partir de laquelle vous ferez basculer l'intégralité de vos opérations comptables et de gestion sur le nouveau système.Parlez en à votre expert comptable afin d'être assuré que cela ne posera pas de souci au niveau de l'expertise de votre exercice en cours.
Préparer votre donnée…
Le jour J vous devrez exporter l'intégralité des pièces nécessaires à la mise en route du nouveau système et ce dans la même journée afin d'assurer la continuité de vos opérations. Faites l'exercice en avance pour être prêt. Exportez vos écritures comptables par exemple au travers de FEC, votre encours (factures, notes de frais, justificatifs, demande d'achat, devis), vos catégories analytiques, vos bases clients et fournisseurs, vos immobilisations, vos emprunts.. Ceci est le strict minimum. Vous pouvez exporter plus de données afin d'avoir de la donnée sur plusieurs exercices.
Pré-configurer votre système…
Vous pouvez commencer le paramétrage du nouvel outils avant le Jour J. Connectez tous vos flux: bancaires, paie, logiciels de caisse, logiciel de note de frais, logiciels de facturation... afin de vous assurer que tout est fin prêt. Vous pouvez même importer des exercices passés pour commencer à prendre possession de l'outil.Configurez par ailleurs toutes les fonctionnalités dont vous allez vous servir: vos coordonnées société, layout de facturation, séquence de relance..
Migrer…
Le jour J est arrivé. Procéder à l'export import de l'ensemble des données nécessaires. Effectuer des vérifications en comparant les soldes de vos journaux.
Former vos équipes …
Sur les semaines précédent la migration, faites en sorte de former vos équipes. Sur les premières semaines après migration, faites en sorte d'être accompagnés pour vous assurer d'une prise en main complète de l'outil et de son bon fonctionnement.
Faites évoluer votre outil…
Le cadre légal évolue et de nouveaux besoins apparaissent souvent à l'usage. Vous aurez beau avoir anticipé au maximum, un outil intuitif vous laissera entrevoir de nouvelles intégrations possibles, de nouvelles analyses intéressantes au pilotage de votre entreprise. Assurer vous de faire évoluer votre outils au fur et à mesure de vos besoins.